Vous avez des questions sur la transmission des savoir ?
Nous avons les réponses
Comment sécuriser votre capital connaissances et neutraliser le risque de perte de savoirs ?
De la cartographie des compétences critiques à l’optimisation de vos parcours d’onboarding et d’offboarding, nous décryptons ici les leviers opérationnels du Knowledge Management.
Retrouvez toutes les réponses pour transformer l’expérience individuelle de vos experts en une performance collective durable.
Nos experts n'ont pas le temps. Qu'est-ce que cela leur demande ?
Nous travaillons par séances courtes et ciblées, calées sur leur charge réelle. C’est notre méthode qui s’adapte à leur disponibilité, pas l’inverse. Quelques heures bien utilisées valent mieux qu’un document de passation rédigé dans l’urgence.
Nous sommes une petite structure. Est-ce fait pour nous ?
La dépendance à une personne clé y est même plus aiguë que dans un grand groupe. La transmission n’est pas une question de taille, mais de criticité des savoirs.
Que récupérons-nous concrètement à la fin ?
Des ressources activables : Knowledge Book, Culture Book, cartographies, et si besoin des structures exploitables par vos systèmes d’information. Pas un rapport qui dort, mais un support que vos équipes utilisent vraiment.
Les collaborateurs sont-ils volontaires pour transmettre leurs savoirs ?
Les sources de motivations diffèrent d’une personne à une autre mais couvrent tous les profils de collaborateurs qui y voient un intérêt, que ce soit :
- pour être valorisés et se positionner en tant qu’experts, redonner vie à leurs expériences et laisser une trace,
- pour se sentir utiles : pour leurs collègues, successeurs & générations futures,
- pour prendre du recul sur leur situation et leurs pratiques, effectuer un bilan de poste/mission,
- pour tourner une page en montrant un professionnalisme à toute épreuve.
Combien de temps les administrateurs doivent-ils dédier à la plateforme ?
Une fois le cas d’usage déterminé, il faut moins d’une journée pour paramétrer la plateforme en marque blanche, créer les questionnaires correspondants et inviter les collaborateurs ou partenaires à transmettre.
Une fois la transmission finalisée, les administrateurs peuvent visualiser le fruit de la transmission avant de le partager. La visualisation prend de 5 à 30 minutes en fonction du nombre de questions et du degré de détail des réponses. En peu de temps, vous pouvez ainsi découvrir la retranscription de l’expérience des collaborateurs ainsi que leurs recommandations et vous en inspirer dans le cadre de votre démarche d’amélioration continue.
Vous pouvez également décider de valider et partager les transmissions en toute confiance.
Comment embarquer un expert réticent ?
Nous ne l’imposons jamais. Selon les situations, nous valorisons son rôle de transmetteur, l’intérêt pour son propre parcours ou la solidarité avec ses collègues. La reconnaissance est souvent un levier plus puissant que l’obligation.
Faut-il attendre un départ à la retraite pour vous solliciter ?
Non, et c’est souvent déjà trop tard. La transmission concerne autant les experts en poste, les mobilités internes et l’arrivée de nouveaux que les départs. Anticiper coûte toujours moins cher que reconstituer.
Y a-t-il un dispositif d’accompagnement des collaborateurs pour la captation ?
L’ergonomie de navigation de la plateforme est simple et permet une prise en main de l’outil en toute autonomie. Le chemin utilisateur est structurant mais n’est ni rigide ni imposé.
N’est-il finalement pas préférable qu’il n’y ait pas de passation pour bénéficier d’un œil neuf et se faire sa propre idée ?
L’un n’empêche pas l’autre. Sans transmission, pas d’évolution possible ou beaucoup plus lente puisqu’on serait à même de reproduire sans cesse les mêmes erreurs.
La transmission est une source d’inspiration pour construire à notre tour notre expérience.
Elle permet de se situer dans un nouvel écosystème, d’avoir une idée des différentes manières d’exercer un même métier (son histoire, ses rouages et ses pièges), de mieux comprendre ce qui s’est fait (clés de la réussite et échecs), de se l’approprier, de décider ou non de le reproduire et de le faire évoluer.
Elle rassure par une vision concrète et réaliste du métier et réduit l’appréhension de l’inconnu.
Elle fait prendre conscience qu’on a tous une responsabilité : celle de transmettre un jour à notre tour et de nous appuyer sur nos différentes expériences, nos savoirs et nos valeurs pour faire évoluer notre métier.
Nos savoirs sont déjà dans nos procédures et nos outils. Quelle est votre utilité ?
Les procédures décrivent le quoi, rarement le comment ni le pourquoi. L’essentiel, les tours de main, les arbitrages, les réflexes, ne figure dans aucun document. C’est ce savoir tacite que nous faisons émerger, celui qui disparaît avec la personne.
L'intelligence artificielle ne va-t-elle pas rendre la transmission inutile ?
C’est l’inverse. Une intelligence artificielle n’est fiable que nourrie de savoirs réels et vérifiés, or l’essentiel de ces savoirs n’est écrit nulle part. Notre rôle est précisément de les capter et de les structurer, pour vos équipes comme pour vos systèmes d’IA internes.
La vidéo est-elle très utilisée par les collaborateurs ?
80% des transmettants utilisent la vidéo. Le fait qu’ils puissent faire autant de captations qu’ils souhaitent avant de valider celles qui leur conviennent le mieux favorise son utilisation.
Ils comprennent que la vidéo crée du lien, rend les transmissions asynchrones plus humaines et permet l’incarnation des savoirs, des valeurs et des conseils. Word et Excel ne permettent pas de capter autant l’attention et de générer les émotions favorables à la mémorabilité du contenu produit.
Comment votre plateforme protège-t-elle les données recueillies ?
Nous maintenons un programme de sécurité basé sur les meilleures pratiques de l’industrie : gestion et traitement des risques liés aux fournisseurs, évaluation annuelle de tous les systèmes et réseaux qui traitent les données clients, examens périodiques des incidents de sécurité et des mesures correctives subséquentes.
Nous mettons à disposition de nos clients notre politique de sécurité des données. Elle traite explicitement de la confidentialité, de l’intégrité et de la disponibilité des données de nos clients & systèmes.
Quel est l’intérêt par rapport à des dispositifs d’intégration classiques ?
La transmission informelle et spontanée, réalisée lors d’entretiens physiques, est importante pour développer les relations interpersonnelles mais n’est pas suffisante.
Thank you and Welcome permet de
- s’extraire des contraintes de temps et de lieu pour effectuer ces transmissions et de les conserver durablement,
- offrir la même qualité d’intégration, d’acculturation et de considération des collaborateurs,
- aller à l’essentiel : structurer les savoirs et les conseils à transmettre pour se concentrer sur ce qui est utile, ne pas noyer les bénéficiaires avec trop de détails afin que leur prise de fonction soit la plus fluide, efficace et aussi rapidement opérationnelle que possible,
- partager les savoirs et témoignages à disposition avec le plus grand nombre.
Notre dispositif est de ce fait complémentaire aux entretiens physiques d’intégration ou de départ.
Quels sont les prérequis techniques pour utiliser la plateforme?
Seul impératif : que les utilisateurs (équipe projet, transmettants et apprenants) soient équipés d’un ordinateur portable ou d’un smartphone, d’un navigateur Chrome ou Firefox et d’une adresse mail.